Se você lê muito sobre como melhorar o desempenho de uma empresa sem perder a qualidade dos produtos, principalmente na indústria alimentícia, com certeza a padronização ou o Procedimento Operacional Padrão foram termos recorrentes na sua pesquisa.
Assim como diversas outras ferramentas que devem ser aplicadas para o sucesso dos negócios, o Procedimento Operacional Padrão (POP) auxilia a rotina da empresa de forma eficiente, colaborando para que ela cresça de maneira ordenada.
Neste post, vamos entender melhor sobre como essa técnica funciona.
O que é o Procedimento Operacional Padrão?
É um documento de caráter organizacional que contém o planejamento do trabalho a ser executado. É a descrição mais detalhada possível de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.
O Procedimento Operacional Padrão busca estabelecer procedimentos de Boas Práticas de Fabricação (BPF) em vários setores da indústria. Para serviços que envolvam alimentação, ele atua a fim de garantir as condições higiênico-sanitárias do alimento preparado.
Em outras palavras, esse documento deve trazer um passo a passo para o desenvolvimento de determinadas tarefas. No caso da indústria alimentícia, por exemplo, uma delas é a higienização de superfícies.
Essa tarefa, entre outras, tem a finalidade de evitar até os menores desvios que possam trazer prejuízos ao consumidor, como a ingestão de um alimento contaminado.
O propósito desse documento é garantir a segurança dos alimentos.
Se pensarmos em grandes franquias de alimentos, como fast-foods, ou mesmo indústrias que têm filiais em diversas cidades, a necessidade de criar um padrão que assegure a qualidade, fazendo com que todos os produtos tenham o mesmo resultado, é muito importante.
Ao padronizar, a identidade da marca é mantida e a confiança dos clientes cresce à medida que eles entendem essa segurança.
A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), que é a responsável pela legislação vigente para empresas de alimentos, estabelece, através das Resoluções RDC 216 e RDC 275, as normas voltadas especificamente para serviços de alimentação.
Isso faz com que o Procedimento Operacional Padrão seja obrigatório para todas as empresas que trabalham com manuseio de alimentos para fins de consumo humano em todo o território nacional.
Ou seja, ele é necessário para estabelecimentos que façam manipulação, preparação, fracionamento, armazenamento, distribuição, transporte, exposição à venda e entrega de alimentos preparados para o consumo.
Dos mais simples aos grandes estabelecimentos, como cantinas, bufês, bares, confeitarias, cozinhas industriais, cozinhas institucionais, restaurantes, lanchonetes, padarias, supermercados, açougues e rotisserias, a obrigatoriedade é válida.
Como funciona o Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão confere instruções das etapas das operações e em quais frequências vão ocorrer, contendo vários elementos, como:
- O profissional responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
- As peças e os materiais que são usados na realização de cada tarefa;
- A descrição detalhada dos procedimentos que devem ser executados nas atividades críticas (ou seja, o modo de operação e as possíveis restrições quanto à execução, o que pode ou não pode ser feito);
- Um roteiro organizado e explicativo de inspeções periódicas dos equipamentos de produção.
Ou seja, o principal objetivo do Procedimento Operacional Padrão é minimizar desvios na execução de cada atividade, padronizando para que tudo gere um resultado previamente idealizado.
Para isso, como dissemos, ele deve ser o mais detalhado possível a fim de que os colaboradores também possam utilizá-lo como um guia quando precisarem de alguma informação imediata.
Nesse sentido, cada empresa pode incluir o que achar melhor, mas alguns itens são indispensáveis para indústrias de alimentos, como:
- Nome da empresa;
- Objetivo;
- Documentos para referências (manuais, processos ou outros procedimentos);
- Materiais necessários;
- Equipamentos de Proteção Individual (EPI);
- Local de aplicação do procedimento;
- Siglas (se for o caso);
- Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;
- Fluxograma (representação gráfica de um procedimento);
- O local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;
- Qual a frequência de atualização;
- Ação corretiva (medida que deverá ser tomada caso ocorra algum erro no processo)
- De que forma será gerado (seja digital ou físico);
- Gestor (quem foi responsável pela elaboração do projeto).
O POP, sendo específico para a área de atuação ou atividade que detalha, precisa ser bem escrito, pois, caso não seja, jamais terá continuidade.
Portanto, esse processo de criação do documento, que deve ser claro e objetivo, além de despertar a cooperação entre gestores, diretores e funcionários, será crucial para que sua execução ocorra com sucesso.
Isso inclui pensar em uma escrita que seja de fácil compreensão para quem for utilizá-lo.
Afinal, não adianta de nada escrever um documento que deveria ser explicativo, mas que usa termos difíceis e siglas pouco conhecidas, tornando-o, na realidade, um documento mais confuso e que deixa tudo ainda pior, certo?
Seu formato também influencia na fluidez da leitura e na compreensão. Pensar sobre a ordem de cada informação faz com que o documento possa ser compreendido com mais profundidade.
Vimos também que ele precisa ser revisto com periodicidade, o que exige muito cuidado, uma vez que, com o alto fluxo de informações dentro das empresas, é comum que procedimentos desatualizados sejam utilizados nos processos.
Portanto, é imprescindível ter o cuidado de que apenas a versão mais atualizada esteja sendo seguida, pois ela é resultado de diversas revisões e correções de erros anteriores, com o objetivo de melhorar o desempenho.
Ao utilizar um procedimento desatualizado, a empresa continua executando as falhas que foram encontradas pela Qualidade e deixa de aproveitar as melhorias padronizadas, o que gera grandes prejuízos para a organização.
Vantagens
Se ter a qualidade assegurada em todos os setores da sua empresa ainda não foi justificativa suficiente para você se convencer da importância e necessidade de aplicar o Procedimento Operacional Padrão no seu negócio, aqui estão mais algumas:
- Diminui o índice de retrabalho;
- Diminui desperdícios;
- Reforça o controle de qualidade;
- Reduz a variação e aumenta a qualidade através da implementação consistente do processo, mesmo em caso de mudança de pessoal;
- Demonstra conformidade e confiabilidade com requerimentos organizacionais e governamentais;
- Facilita o processo de treinamento de pessoal quando necessário;
- Permite a melhoria da comunicação e evita falhas por esse motivo;
- Diminui riscos de acidentes.
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